ארגון מסיבת הפתעה הוא תמיד דבר מיוחד ומורכב. ארגון נכון של מסיבת ההפתעה המושלמת מורכב משלבים שונים וקריטיים שבלעדיהם המסיבה לא תוכל להתקיים.
ריכזנו עבורכם את כל הדברים החשובים שצריך לדעת בארגון מסיבת הפתעה מוצלחת, שלב אחר שלב. טיפ קטן לפני שמתחילים – אל תתביישו לבקש עזרה מכל מי שצריך, אין ספק שכל החרים הקרובים ישמחו מאוד להירתם למשימה חשובה שכזו.
מספר מוזמנים למסיבה:
הדבר הראשון בו יש להתחיל בו, עוד לפני בחירת הפעלה למסיבה, הוא מספר האנשים המשתתפים במסיבה. כדי שתוכלו לדעת סדר גודל של כמות אורחים שיגיעו, פתחו קבוצת ווטסאפ הכוללת את כל המשפחה והחברים הקרובים של חתן השמחה. השתדלו לפתוח את הקבוצה לפחות מספר שבועות טרם המסיבה כדי שיהיה לכל החברים בקבוצה מספיק זמן לענות האם הם מתכוונים להשתתף במסיבה.
סגירת תקציב מוסכם ומוגדר:
לאחר אישור הגעה מכל המוזמנים וסינון כאלו שלא בטוחים, תוכלו לקבוע תקציב כספי לארגון המסיבה. שתפו את כל המשתתפים ברעיונותיכם ומהו הסכום שלדעתכם יוכל להספיק לכל האירוע. כללו בתקציב את כל הדברים הנדרשים, החל מבלונים וקישוטים ועד אוכל ושתייה.
תוכלו לחסוך בעלויות בדברים שונים שתוכלו לעשות לבד, כמו ארגון המוזיקה למסיבה. לדוגמה שני משתתפים יוכלו להתנדב למשימה: אחד יכין את הפלייליסט והשני ידאג לציוד הגברה הנדרש. כך תוכלו לחסוך את ההוצאות לדיג'יי שילווה את המסיבה.
חלוקת משימות לארגון המסיבה:
לאחר כשבוע מפתיחת קבוצת הווטסאפ, תוכלו לדעת פחות או יותר את מספר המוזמנים שיגיעו למסיבה ואת התקציב שיש לאירוע. כעת תוכלו לעשות חלוקת משימות ותחומי אחריות למשתתפי המסיבה. בררו בקבוצה מי מעוניין לחלק חלק בארגון ופתחו רק לאנשים האלו קבוצת ווטסאפ נפרדת. כך תוכלו להיות מעודכנים בנוגע לאופן התקדמות הארגון של כל הדברים.
חלקו משימות שונות בין כולם כמו מישהו שיהיה אחראי לקישוטים, מישהו נוסף שידאג למתנות וכמובן אדם נוסף שידאג להביא את חתן המסיבה למקום עצמו ביום המיוחל.
סגירת לוקיישן למסיבה:
השלב הבא שיש לעשות הוא לשריין מראש את המקום בו המסיבה תיערך. במידה והמסיבה תתקיים בימי הקיץ, מומלץ לערוך אותה במקום פתוח כמו בים או בבריכה. ניתן לפרוש מחצלת גדולה בים שתעניק צל, או לסדר פינות ישיבה ברחבי הבריכה. כך תוכלו להיות בטוחים שכולם ייהנו במיוחד עם משחקי מים שונים, השתזפות בשמש או סתם שיחות על שפת הבריכה. אל תשכחו לעדכן את כולם להגיע עם בגדי ים וציוד נדרש לים.
במידה והמסיבה מתקיימת בימי החורף הקרירים, תוכלו לארגן את המסיבה במקום סגור ומפנק כמו וילה באחד מיישובי הצפון היפים או במתחם מסיבות סגור שיעניק לכולם הרגשה של דיסקוטק. הלוקיישן והאווירה יחד עם מוזיקה טובה ואלכוהול בשפע יכניסו את כולם לענייניים וזו תהיה מסיבה שכולם ידברו עליה.
תכנון אטרקציה מיוחדת למסיבה:
תוכלו להפתיע את חתן השמחה עם אטרקציה מיוחדת במסיבה. במידה ומדובר במסיבת רבת משתתפים, מומלץ לשריין סטנדאפיסט שיגיע למסיבה ויפיל את כולם מצחוק. ספרו לסטנדאפיסט מבעוד מועד פרטים מצחיקים ומיוחדים על האדם לו חוגגים כדי שיוכל להפתיע אותו עם בדיחות משעשעות.
ישנם סטנדאפיסטים המבצעים פעילות משותפת יחד עם המשתתפים במשחקי חברה מצחיקים, משחקי אלתורים ועוד פעילויות מהנות במיוחד.
אין מסיבה בלי אוכל ושתייה:
חלק נוסף ולא פחות חשוב בארגון המסיבה הוא האוכל והשתייה שיהיה לכולם. במידה ומדובר במסיבה עם הרבה משתתפים, דאגו לסגור את עניין הכיבוד עם חברת קייטרינג המתמחה בבישול לאירועים. חברות מקצועיות כאלו ידעו להכין בדיוק את כמות האוכל הנדרשת כך שלא יחסר לכולם. בררו מראש האם ישנם משתתפים הרגישים לסוגי אוכל מסוים או כאלו עם העדפות צמחוניות, כך תוכלו ליידע מראש את חברת הקייטרינג בנושא וכולם יהיו מרוצים.
במידה והמסיבה כוללת מספר מועט של אנשים, כל אחד יוכל להכין בביתו מנה כלשהי ולהביא אותה אתו למסיבה. כך גם בעניין השתייה, כל אחד יוכל להביא עמו בקבוק אלכוהול או שישיית בירות. תתפלאו לגלות כמה אוכל ושתייה יישאר לאחר מכן. בדרך הזו גם תוכלו לחסוך בעלויות המסיבה וגם כמובן לחלוק מתכונים שווים אחד עם השני.
