כיצד להפיק דוחות אוטומטים בצורה אופטימלית לטובת העסק?

דוחות אוטומטיים יכולים לייעל את העסק שלכם, ולשפר תהליכים שונים שמתקיימים לרוחב החברה.

הם מיועדים לשרת עובדים מכל המחלקות והתחומים, ומספקים מידע חשוב בזמן אמת לגורמים הרלוונטיים השונים.

הפקת דוחות אוטומטים נעשית באמצעות מערכת ייעודית, או לחלופין במסגרת פונקציה של דוחות אוטומטיים במערכת לניהול היבט מסוים של החברה (פיננסים, מלאי, לקוחות ועוד). היתרון של מערכת דוחות ייעודית, היא האפשרות להפיק דוחות לא רק עבור היבט כזה או אחר, אלא בכל התחומים הפעילים בעסק. בכל מקרה, מדובר בתהליך פשוט שמצריך רק הזנה של כמה פרטים, הגדרה של התבניות שלכם וזהו – הדוחות מוכנים לבד ונשלחים אוטומטית לפי לוח זמנים לבחירתכם.

מהי אוטומציה של דוחות?

הודות לאוטומציה של הפקת דוחות אוטומטים, עסקים יכולים לחסוך זמן וכסף על ידי צמצום ההתערבות האנושית בתהליך. למעשה, ניתן להשתמש במערכת אוטומציה של דוחות עם מעט מאוד ידע בתכנות וידע טכני. כלים אלה מיועדים למשווקים שאולי אין להם כישורי IT אך עדיין רוצים ליהנות מהיתרונות של כלי דיווח אוטומטיים. תוכנת אוטומציה של דוחות פועלת בדרך כלל במחשבי העסק (או בענן), במטרה לאסוף ולעבד נתונים מקוונים באמצעות ממשקי API.

מדוע כדאי להפוך את הדוחות שלכם לאוטומטיים?

אוטומציה של דוחות היא דרך מצוינת לקבל מבט ממעוף הציפור, על מאמצי השיווק הדיגיטליים שלכם. חשוב שלכל הצדדים המעורבים תהיה תמיד גישה לדוחות מעודכנים, ספציפיים לנתונים שבהם הם מעוניינים. הנתונים מוכנסים למערכת, מוזנים אוטומטית ולאחר מכן נמסרים באופן מקוון או נשלחים בדוא”ל. בעבר, הפקת ובדיקת דוחות היו תהליכים גוזלי זמן, מה שהשפיע לרעה על היכולת שלכם לנקוט בפעולה מתאימה. אוטומציה של דוחות יכולה לעזור לכם לעמוד בעומס, ולפנות משאבים למשימות נוספות בעלות ערך.

כיצד תוכל להפוך את הדוחות שלך לאוטומטיים?

ישנן אפשרויות רבות בחוץ כשזה מגיע לכלי אוטומציה. חלקם מסובכים, בעוד שאחרים קלים יותר לשימוש. חלקם יקרים יותר, בעוד שאחרים מגיעים בחינם. הדרך היחידה לדעת מה מתאים לעסק הספציפי שלכם, היא גיבוש הבנה ברורה של היעדים העסקיים שלכם, המדדים החשובים המשפיעים על היעדים הללו וסוגי דיווח שחוזרים על עצמם בעסק.

אלה ארבע השיטות הפופולריות ביותר לאוטומציה של דוחות בעסק:

• מערכות “קודד זאת בעצמך”.
• כלי בינה עסקית (BI).
• כלי דשבורד של ניתוח נתונים.
• כלי דיווח אוטומטיים.

טיפים לאוטומציה ושיטות עבודה מומלצות

לפוטנציאל של אוטומציה יש בהחלט השפעה חיובית על רמות הפרודוקטיביות של העסק, מכיוון שכוח העבודה כולו יכול להתמקד במשימות אחרות, ובמקביל לדון על משמעות הנתונים.

הנה כמה טיפים וטריקים שיעזרו לכם להתחיל הפקדת דוחות אוטומטיים:

• בחרו מדדי KPI
• הגדירו את המטרות שלכם
• קבעו את תדירות הדיווח
• קבעו את הפורמט של הדוח
• ספקו גישה וחינוך לעובדים
• בחרו את הכלים הטובים ביותר עבור הצרכים שלכם