אם אתם קוראים את השורות הבאות סביר להניח ששמעתם או קראתם על המונח חתימה דיגיטלית, אבל כנראה לא הבנתם בדיוק במה מדובר.
במיוחד אם אתם בעלי עסק או מנהלים בארגון כדאי שתבינו שחתימה דיגיטלית מהווה מעבר הכרחי לכיוון של התנהלות ללא ניירת, החוסכת בזמן יקר ומשאבים רבים. בשורות הבאות נסביר בדיוק מהי חתימה דיגיטלית ומה היא בעצם נותנת לכם.
המשמעות של חתימה דיגיטלית
למעשה כשמדברים על מערכת חתימה דיגיטלית מתכוונים לשני דברים עיקריים. הדבר הראשון הוא שמדובר במסמך מקוון, כלומר בקובץ מחשב כמו וורד או פי.די.אף שאין צורך להדפיס אותו בשביל לחתום עליו. זאת אומרת שאפשר לשלוח את הקובץ בדואר אלקטרוני למחשב או במסרון אל הנייד של הנמען, והוא אינו צריך להדפיס אותו בשביל לחתום עליו אלא רק להשתמש בעכבר או באצבע על מסך המגע בשביל לחתום. לאחר מכן הקובץ נשלח באופן אוטומטי אליכם ואתם יכולים לעשות בו כל שימוש.
הדבר השני שאליו מתכוונים כאשר מדברים על תוכנת חתימה דיגיטלית היא שלמסמך מצורף קובץ מוצפן. מדוע צריך קובץ מוצפן? מפני שרק חתימתו של האדם על המסמך המקוון אינה מבטיחה שאכן מדובר באותו אדם ויש מקום לזיופים. כמו כן היא לא מבטיחה שלאחר שהאדם חתם על המסמך לא בוצעו בו שינויים שאינם רצויים. לכן, מלבד החתימה עם העכבר או האצבע, חתימה דיגיטלית משמעה שיש מערכת שמוסיפה באופן אוטומטי קובץ מוצפן המבטיח את זהות החותם ואת העובדה שהמסמך לא שונה לאחר חתימתו. מסמך כזה נקרא חתימה דיגיטלית מאובטחת והוא מתקבל על ידי רשות המיסים ורשויות ממשלתיות אחרות.
מדוע זה טוב?
יש הרבה סיבות שבגללן עסקים וארגונים מכל מגזרי המשק עוברים אל חתימה דיגיטלית, בין אם מדובר במשרדי עורכי דין, מתווכי דירות, רואי חשבון, בתי השקעות, חברות ביטוח וכיוצא בזאת. כך למשל, חתימה דיגיטלית מונעת את כל התהליך המיותר של הדפסות וסריקות של מסמכים, חתימות ידניות וכן הלאה, ובכך חוסכת זמן יקר גם ללקוחות וגם למשאבי האנוש ולמחלקות קשרי הלקוחות של ארגונים.
בנוסף לכך, החתימה הדיגיטלית חוסכת הרבה כסף על ציוד משרדי כמו ניירת, ראשי דיו, טונרים, תיקיות, ארוניות וכמובן גם ניירת. היא גם עוזרת לעסק לשמור על תדמית מתקדמת הצועדת עם הזמן ומגבירה את שביעות הרצון של הלקוחות, ואם לא די בכך חתימה דיגיטלית ועבודה עם מסמכים מקוונים גם תורמת לאיכות הסביבה.
