תוכנה לניהול משאבי אנוש (ERP) מאפשרת לנהל כמויות גדולות של מידע, על ידי שילוב כל התהליכים בעסק במערכת אחת מקצה-לקצה, המשרתת הן את הצרכים הספציפיים של כל מחלקה והן את העסק כולו.
המערכת הנכונה יכולה לתקן ולייעל תהליכים עסקיים, לשפר את התפקוד של הפונקציות השונות של העסק, להפוך משימות לאוטומטיות, לשפר את זרימת המידע ועוד. מנגד, בחירה של המערכת הלא נכונה עלולה להיות יקרה ואף לפגוע בתפקוד החברה. אז איך בוחרים? הכנו לכם מדריך קצר.
שלב 1: הבנת הצרכים שלכם
השלב החשוב ביותר בבחירת תוכנת ERP, הוא שלב התכנון, שמטרתו להבין בדיוק מה חשוב לכם להרוויח מהטמעת המערכת. איך המערכת אמורה לתרום לתהליכים העסקיים שלכם? תהליכים אלו חשובים ליישום אסטרטגיה לטווח הארוך ולהשגת יעדי הארגון, כך שתכנון מדויק קריטי להצלחת המערכת.
חשוב לזכור כי תוכנות ERP מורכבות ממודולים, שכל אחד מהם אחראי לתחום אחר (מכירות, שיווק, לקוחות, פיננסים וכו’). עליכם לחשוב היטב איזה מודולים אתם צריכים ועל אילו אתם צריכים לוותר, וכמובן לקחת בחשבון גם את שיקולי התקציב. אל דאגה, בכל שלב שבו תחליטו אחרת, תהיה לכם אפשרות להוסיף או להסיר מודולים, ומערכות טובות גם מאפשרות להתאים אישית מודולים בהתאם לצרכי העסק.
במהלך שלב זה, חשוב לתשאל את כל העובדים מכל המחלקות, מכיוון שכולם ישתמשו במערכת, ולהבין מה הדרישות שלהם. מערכת ה-ERP האידיאלית צריכה לעמוד הן בדרישות הנוכחיות והן בדרישות הצפויות לעתיד.
שלב 2: חיפוש פתרונות
יש המון סוגים של מערכות ERP, ולא כולן מסוגלות למלא את הצרכים שעלו בשלב התכנון. מאיפה מתחילים לחפש? שאלו את עצמכם את השאלות הבאות כדי לעזור לצמצם את האפשרויות:
- כמה גדול הארגון שלכם? האם הוא צפוי להתרחב וכמה?
- האם המערכת מותאמת לתעשייה שלכם או מסוגלת לענות על הצרכים הקריטיים ביותר שלכם?
- מה התקציב שלכם?
שלב 3: קבלת הדגמות
בשלב זה, אמורה להיות לכם רשימה של לא יותר משלוש מערכות ERP שתרצו לשקול. כעת, הגיע הזמן לפנות אל הספקים ולהתחיל לתזמן הדגמות של המערכות שלהם. בדרך כלל, ספקים שואלים מספר שאלות על הארגון והתהליכים העסקיים לפני ההדגמה הראשונה שלהם, אז תענו בסבלנות. כל פגישה היא חווית למידה עבור שני הצדדים, והמטרה היא להבין האם ישנה התאמה.
שלב 4: וידוא הבחירה
- אתם חושבים שמצאתם תוכנת ERP שעומדת בכל הדרישות והתנאים? רגע לפני ההטמעה, חשוב לוודא:
- האם התוכנה עונה על כלל הצרכים שלכם?
- מהי העלות הכוללת של התוכנה בשנה הראשונה ובשנים שלאחר מכן?
- מהן החוזקות והחולשות של כל מודול בתוך המערכת?
- כמה קל להשתמש בה?
- האם היא משתלבת בקלות עם המערכות האחרות שלנו?
שלב 5: הטמעה
בטוחים בבחירה שלכם? נשאר רק להטמיע ולהתחיל לעבוד בצורה יעילה יותר מאי פעם.
