אחת הדילמות שקיימות בתכנון חתונה או אירוע בר מצווה או בת מצווה, היא כמות האורחים. תמיד עולות השאלות: כמה אורחים להזמין? כמה מקומות ישיבה להזמין באולם? כמה שולחנות להזמין כרזרבה? והאם האולם מתאים מבחינת כמות אנשים לכמות המוזמנים שלכם?
על כל השאלות האלו אנו נענה במאמר הבא.
אז כמה אורחים להזמין לאירוע?
הנושא של כמות האורחים תלוי רק בכם. מה שאתם כן צריכים להבין, שעלויות האירוע מתחלקות בכמות האנשים. אין זה אומר שהעלות לראש תקטן ככל שיש יותר אנשים, כי זה מה שמתבקש. זה כן אומר שתצטרכו לחלק את ההוצאות לכאלו שהמחיר שלהם קבוע ללא תלות באורחים ועלויות שכן תלויות בכמות האורחים. לדוגמה, רכישה של בגדים לאירוע, דיג’יי או עיצוב חופה, אינם תלויים בכמות האנשים, אך עלות מנה בהחלט תלויה בכמות ואפשר לומר שהיא הסכום הגבוה יותר בהוצאות. עליכם לחש את העלות הכוללת ולחלק אותה בכמות האורחים וכך להגיע לעלות לראש. נסו את העלות שתשלמו כאשר יש 250 אורחים, 350, 450 ומעלה ל-600.
אולמות עם קייטרינג חיצוני
מה מתרחש מבחינת עלויות כאשר מדובר על אולמות אירועים במרכז שהקייטרינג לא שייך להם? במקרים אלו, המקום ייקח לכם עלות קבועה להשכרה לאותו ערב ויהיה לכם תשלום נפרד לקייטרינג. לרוב, אפשרות זו יקרה יותר.
כמה מקומות ישיבה להזמין וכמה רזרבה?
שאלת מקומות הישיבה היא אחת השאלות שהכי מעסיקה את מזמיני האירוע. כל שולחן שאינו רזרבה הוא שולחן בתשלום בטוח. מה שנכון לעשות, הוא לקחת את כמות האורחים ולהפחית מהם לפחות 30 אחוזים. ההפחתה לוקחת בחשבון את כל האורחים שלא יגיעו לאירוע מסיבות שונות. גם אם תשלמו על שולחן רזרבה אחד או שניים, עדיין, הסכום שסגרתם עליו יהיה נמוך יותר. יש פה סיכון, אך אם תעבדו עם רשימת אקסל ואישורי הגעה, תצליחו לנבא את המצב הכספי של האירוע ולא להפסיד.
איך להתאים את האולם לכמות האנשים?
החלק הזה הוא החלק הפשוט ביותר בתחום זה. כל בעל אולם יודע כמה מקומות יכול להכיל האולם שלו. מעבר לכך, בביקור פשוט, תוכלו לשים לב לכמות השולחנות שמסודרים באולם וכך להבין את הכמות האפשרית. בדקו שלא צפוף מידי ושגם לא מרווח מידי. אתם רוצים אולם שיראה מלא וגם נעים. רוב האולמות ערוכים לכניסה של 600 אנשים, מעטים האולמות שערוכים לפחות מזה.
