שימוש במסמכים נדרש רבות גם בעידן הדיגיטאלי בו מועברים תכנים באמצעות מחשבים ואינטרנט. לכל פקידה במשרד יש עמדת מחשב צמודה שנועדה לשימוש רציף ויום יומי.
היא כוללת את המחשב עצמו שאליו צמודה מכונת צילום משולבת עם פקס ומדפסת ובאמצעותה ניתן לבצע צילומים, משלוח וקבלת פקסים, וכן, הדפסות מסמכים מגוונים. תהליך ההדפסה הינו פשוט, יחסית. בתחתית המדפסת יש מגש עליו מניחים את הנייר הנשאב פנימה בעת ההדפסה. היא מתבצעת עליו והוא מועבר אל מגש אחר לאחר שההדפסה הושלמה. ניתן לבצע הדפסות מרובות בו זמנית והמגש יכול להכיל מספר רב של דפים. בסיום נוטלים אותם לצרכים השונים.
קיימות שתי שיטות הדפסה עיקריות. הראשונה באמצעות לייזר ועל ידי טיונר, והשנייה, הזולה שמבניהם, באמצעות הזרקת דיו. השיטה האחרונה עובדת כך: יש ראשי דיו אותם מכניסים לנישה בתוך המדפסת. הם מזריקים את הדיו במהירות רבה אל הנייר. הם בגודל זעיר מאוד ומתבצעות שתי פעולות בו זמנית. האחת הזרקה מהירה מאוד ובמקביל שאיבת הדיו המיותר כדי לא להכתים את מקום ההדפסה. אחת מיצרניות הדיו הידועות היא חברת HP שאף מייצרת ראשי דיו. הצבע הנפוץ ביותר, מטבע הדברים, הינו השחור ובו משתמשים להדפסת מכתבים, מסמכים ותכנים אחרים. קיימים צבעים נוספים דוגמת אדום, כחול וצהוב. אלו מופיעים בראשים אחרים נועדו לשימושים מיוחדים כמו הדגשות, עיטור, סימון מיוחד וכיוצא בזה.
דיו למדפסת הינו חומר מתכלה שיש להזין אותו בעת הצורך. רכישת דיו למדפסת HP נעשית כאשר הקודם אוזל. יחד עם זאת, יש צורך להחזיק במלאי לפחות ראש דיו נוסף מאותו הדגם על מנת לא להיתקע בעת העבודה. ההחלפה הינה פעולה פשוטה למדי ומתבצעת בשניות. לחברה יש מדפסות מגוונות ובגדלים שונים וכולם מיוצרים תחת בקרת איכות מחמירה, והדבר אמור גם לראשי דיו המותאמים אך ורק להן. ניתן למצוא בשוק מקוריים או מחסניות תואמות שאינן מקוריות אבל איכותיות. מחיר המקוריות הינו, מטבע הדברים, גבוה יותר אך הן איכותיות מאוד, ומשום כך, רוכשים אותן רבות.
על מנת לקבל הדפסה יעילה ואיכותית יש צורך להצטייד במדפסת HP איכותית מאוד. בחירתה נעשית על פי כמות העבודה, הצורך, אופי העבודה הקיימת ועוד. למעשה, תפוצת המדפסות רבה מאוד וניתן למצוא אותן גם בבתים פרטיים רבים. כאשר מדפסת איננה נמצאת בשימוש רציף מומלץ לבצע הדפסה אחת לכמה זמן כדי למנוע התייבשות דיו בצינורות ההזרקה הזעירים שעלולה, במקרים רבים, לגרום להשבתת המדפסת עצמה. בכל מדפסת קיים מנגנון המאותת על כך שהדיו עומד להיגמר וזה הזמן להצטייד באחד חדש. רכישת דיו למדפסת HP משמעותה רכישה מחברה בעלת מוניטין. כך, ניתן להיות בטוחים שהוא איכותי מאוד וטווח השימוש שלו הינו ארוך. מומלץ לרכוש מדפסות ומוצרים נלווים אצל ספק בעל מוניטין.
