קבלנווה – האפליקציות שמקצרות זמני בנייה של דירות

קבלן הבניין, ניר נווה, מהנדס בהכשרתו ומנכ"ל חברת הבנייה נ.נווה הגה שיטת ניהול יחודית ומתקדמת משלו, אשר בעקבותיה פיתח בשיתוף עם מומחי IT, תוכנה ומספר אפליקציות אשר מאפשרות לו לנהל את הפרוייקטים של החברה בהתאם לשיטה הניהולית החדשנית שלו. שיטת הניהול שפיתח, הכוללת נהלי עבודה ותרשימי זרימה מובנים וגמישים לצד דינמיות וכלי ניהול מתקדמים, מביאה ליעול רוחבי בכלל פעילות החברה אשר לא רק שמסיימת פרוייקטים במועד המקורי שתוכנן אלא אף "מוסרת מפתחות" לדיירים לפני הזמן. כעת נווה מקווה לייצר סטנדרטים חדשים ולסחוף את כל הענף המקומי אחריו

המעבר לשיטת הניהול החדשה, "הביא ליעול רוחבי משמעותי כל כך ויחד איתו הביא גם לשינוי תפיסתי כולל בחברה, אשר תוצאותיהם ניכרות בכל שלבי העבודה, בחסכון בחומרים ועלויות, בניצול כוח אדם נכון ובעקבות זאת בסיום פרויקטים אפילו לפני זמן המסירה המתוכנן, ובשורה התחתונה יש לנו לקוחות סופר מרוצים", מסביר ניר נווה – מנכ"ל החברה והוגה התוכנית והתוכנה.

"מתוך הניסיון האישי שלי, שיחות עם קולגות ובעיות שאנשי ואני נתקלנו בהן בשטח ולאורך הדרך, הרגשתי שיש בתהליכי בנייה מרחב משמעותי של 'שטח אפור', שאפשר לנסות לסדר ולארגן אותו בצורה טובה יותר. בנוסף אני רואה הרבה פעמים חוסר יעילות בתהליכים ושיטות מסויימים ויש המון חלקים למשוואה, אפילו העובדה שיש עובדים ממגוון תרבויות ושפות שונות בכל אתרי הבנייה בארץ."

"במקביל יש עולם שלם של שיטות ניהול שמיושמות בהצלחה בענפים פיננסים וחברות גלובליות וישנו כמובן הערך המוסף שמביא איתו עולם ההיי-טק והמהפכה המחשובית וחשבתי שכדאי לנסות ולהתחיל לייצר פתרונות שונים שמותאמים לכל הידע והתחומים שיש סביבנו", מסביר נווה, "ברמת שיטות הבנייה אין ממש "מילון לעובד הפשוט" או "הנחיות למנהלים" ואין אפליקציה בסמארטפון לניהול אתר הבנייה, וגם שירות לקוחות זה לא משהו שממש חשבו שצריך אצלנו בענף, אבל למה לא בעצם?".

למעשה, בעקבות פתיחת אגף שרות הלקוחות והמעבר לשימוש בתוכנה חלו תמורות ויעול רוחבי אשר משפיעים על כלל תהליכי העבודה בחברה. התוכנה והאפליקציות מותאמים למגוון הרמות החל מעובד הבנייה הפשוט, דרך מנהלי העבודה ועד לרמת המאקרו בה בכל רגע נתון המנכ"ל יכול לראות במבט-על את מצב החברה הנוכחי, כולל מצב ההזמנות, רמת ההכנסות אל מול הוצאות, התקדמות בתשלומים, מצב התקדמות הבנייה בכלל הפרויקטים, דגלים אדומים ועוד.

התוכנה

"פיתחתי יחד עם מומחי IT מחברת מורן פיתוח – תוכנה עם מגוון מודולים ואפליקציות תואמות, שמנהלת את כל החברה בכל הרמות ונקראת קבלנווה – ניהול פרוייקטים בבנייה". מספר ניר נווה, מנכ"ל חברת הבנייה נ. נווה

"התוכנה מרכזת למעשה את הביצוע של כל הפרויקטים החל מ-CRM, ניהול הלקוחות על כל המשתמע מכך, כאשר נקודת הבסיס היא שיש לקוח, יש יזם, יש מבצע, בדרגות שונות עם גישות שונות למערכת ולנתונים כל אחד עפ"י הצרכים שלו ודרישות העבודה ממנו."

"חשוב לציין שכחלק מתפיסת העולם שלי, שיש לכבד כל אחד ולתת לכל אחד לכל הפחות את הכלים הבסיסיים שהוא צריך כדי למלא את תפקידו וגם לדאוג שהוא יהיה מרוצה כדי שהוא יפעל באופן חיובי, לכל אחד יש את הסטטוס שלו, באופן שיוויוני כל אחד זכאי "לקבל שירות" ויש לנו קשרי ספק, קשרי עובד וכדומה, זה תקף בתוך הארגון וגם החוצה ללקוחות הקצה שלנו – הדיירים".

"זאת אומרת שכל המערכת מסתכלת על כל אחד מהחלקים במבנה השלם כלקוח שמגיע לו שירות, עם זמנים לביצוע ולקבלת השירות (SLA) ויש מערכת שלמה של התרעות שמתריעה כבר ברגע שמתקרבים לחריגה ואם ישנה חריגה כלשהי בפרויקט."

"במערכת ישנה התייחסות גם לרמת הפרויקט – מה קורה ברמת הפרויקט, כמובן שהפרויקט מורכב מדיירים שיש להם דירות אבל המערכת מתייחסת גם לפרויקט בכללותו כולל בקרה ביצועית, שהיא למעשה תיאור ופירוט מלא של כל העבודות שיש על בסיס נהלי עבודה שאני בעצמי כתבתי אותם, למעשה כל עבודה חדשה שנכנסת למערכת, כל תהליך חדש בעבודה מקבל נוהל משל עצמו ונכנס למערכת כפעילות לביצוע ובקרה, ויש לנו גם תהליך תיעוד ולמידה שזורם במקביל ומאפשר לנו לבצע שיפורים בכל רגע נתון." מספר נווה.

ישנו שינוי מתמיד בנהלים אשר משתפרים ומותאמים לסיטואציות הדינמיות

"למשל אם חברת החשמל או מקורות דורשות בפרויקט מסוים להקים משהו חדש שטרם ביצענו, אנחנו לומדים במה זה כרוך ומבצעים. כל המידע מתועד ונשמר במערכת, כולל הערות על הפעילות שבוצעה, בהן אזהרות ודברים שלמדנו מהם לאורך הביצוע ומאותו רגע במערכת יש הסבר מה זה כולל להקים את אותו מוצר חדש, מה הפעילות דורשת ואיך הכי טוב ויעיל לבצע זאת." אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

"כחלק מתהליך הלמידה והפקת הלקחים התמידי שלנו, אנחנו פועלים תוך כדי תנועה, למשל בפעם הראשונה שמבצעים פעילות חדשה אנחנו רושמים את כל התהליך והערות לביצוע ובונים את הניהול, ההערות, תיקונים, למידה משגיאות… ואז בפעם הבאה שאנו נדרשים לבצע ולהקים את אותה פעילות הדברים זורמים הרבה יותר מהר אחרי למידה מהעבר, התהליך יותר מהיר, באיכות גבוהה יותר ועם כמה שפחות טעויות."

"למערכת יש גם בקרה ביצועית. הבקרה היא גם בתוך כל דירה עצמה, כאשר יש תהליכים שקשורים לדירות: מעקב אספקות ובחירות של הדיירים, תוכניות שינויים, אשר בהן ישנו מעקב מלא ותמידי אחר שינויי הדיירים. יש לנו מערכת שלמה של שינויי הדיירים שקשובה לצרכים הספציפיים של הלקוח ותפורה בדיוק לפי מידותיו ולפי מה שהוא מבקש. כמובן שהכל מתועד ומלווה ברמה ההנדסית."

"בתוכנה ישנה גם מערכת ספקים הכוללת מחירוני ספקים, כאשר לכל אחד מחירון משלו ומערכת הזמנות אוטומטית מספקים. כשמנהל עבודה מזמין רשימה של פריטים, המערכת חכמה היא מיידעת ומעבירה את ההזמנה מיידית ואוטומטית למשרד, שם מקבלים עדכון שיש הזמנה וההזמנה גם יוצאת אוטומטית לספק לפי המחיר הכי טוב או המוצרים הספציפיים, כמובן שהמערכות כל הזמן עוברות שינויים ושיפורים, יש אפשרות להזמין לפי אזור מסוים של ספקים ולפי כל מיני חישובים ושיקולים ליעול או הוזלה של הפעילות בהתאם לשיקולים השונים בפרויקט." אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

תקופת בדק בית

"בשורה התחתונה אנו משרתים לקוחות שהם הדיירים או עסקים שעוברים לגור באותו מבנה והם אלו שצריכים להיות מרוצים מהתוצאה. כמו כן אנו מחויביים להם לתקופת הבדק ולכן חלק מהמערכת מנהל את נושא בדק הבית – דייר שהפרויקט שלו הסתיים, נמסרה לו הדירה והוא  מתגורר בה, לקראת סוף שנת הבדק אנחנו מתקשרים אליו באופן יזום ושואלים אותו אם ישנם ליקויים כלשהם בדירה. כמובן שישנו אגף שירות לקוחות פעיל שמקבל גם פניות מהדיירים עצמם במקרה של תקלות או בקשות דיירים במהלך תקופת הבדק."

"כל ליקוי או פנייה, מתועד ומוטמע בתוכנה ואין פספוסים בנושא הזה, ברגע שיש יום טיפול באותו בניין העובד נותן השירות בשיתוף עם אגף שירות לקוחות עובד על בסיס הרשימה שהמערכת מפיקה לו, לכן יודעים גם מה צריך להביא לאותו יום עבודה ומבצעים הזמנה מראש של הציוד והחומרים הנדרשים כדי להערך לפעילות הנדרשת. בעקבות התרעות המערכת יודעים לתאם עם הדיירים הספציפיים, ובהתאם לנהלים ולמידה מהניסיון יודעים להעריך כמה זמן תמשך העבודה, האם זאת פעילות של כמה ימים או כמה דקות… וניתן להתאים במערכת את ימי הפעילות לפי סוגי התיקונים ומשך הפעילות הנדרשים וכמובן לשלוח כמות כח אדם ומומחים לפי הפעילות הספציפית."

"המערכת מבצעת סדר בפעילויות הנדרשות ומפיקה תוכניות ברורות ויעילות, מה שמשפר את היעילות והנוחות של העבודה מול הדיירים, מאפשר להזמין דברים בזמן, להערך לקראת העבודה ולחסוך עלויות וזמן". אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

ניהול מתקדם, דינמיות ויעול זה הסיפור 

"כל תהליך הלמידה, התיעוד, ההתרעות והמערכת שמרכזת הכול במקום אחד, בעצם חוסכים המון התעסקות.

למערכת פונקציות ויכולות נוספות ברמה הניהולית למשל יש לנו בקרה תקציבית שנותנת לנו את תמונת המצב בתקציב הפרויקט – כל ההוצאות וההכנסות והשוואה ביחס לתמחור המקורי, למשל אם מתמחרים בפרויקט מסוים כך שעלות הברזל בפרויקט אמורה להיות 100 אלף ש"ח ואחרי תקופה קצרה רואים שנמצאים כבר ב-90 אלף ש"ח, המערכת מתריעה על כך, וזה מאפשר להערך בהתאם.

המערכת פועלת אונליין, בכל רגע ניתן לבחון את המצב והמאזן בפרויקט ברמה המיידית וניתן גם לשלב את הפעילות הספציפית בחיתוך למאזן החברה כולה גם כאן ברמה המיידית, משום שכלל הוצאות החברה נמצאות במערכת." אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

מבחינת ניהול העסק זה כלי נהדר שמראה בכל רגע נתון מה המצב בעסק ומתריע כל הזמן על חריגות שעומדות להתרחש או חריגות שקורות בפועל, אבל לא פחות מכך זה גם כלי עבודה ניהולי מצוין ברמת ספק, למשל אם סוגרים עם ספק הסכם על מיליון שקל והוא אומר שנותרו עוד 400 אלף שקל שצריך להעביר לו, ואלו אצלנו בתוכנה ניתן לראות שנותרו רק עוד 100 אלף שקל להעביר לו, זאת אומרת שהוא לא יכול לעבוד על החברה, ברגע שיש לנו דוחות בזמן אמת, רואים בדיוק למה הוא חושב מה שהוא אומר, איפה הטעות שלו וניתן להפיק מייד כרטסות מרו"ח ולוודא שהכול עובד תקין ובהתאם לתוכניות המקוריות."

"ברמת הניהול יש גם מערכת של יומני עבודה ממוחשבים, כאשר כל המסכים של התוכנה מותאמים מראש בפונקציונליות שלהם גם לסמארטפונים סלולריים ולאפשרויות עתידיות. יש לנו תוכנה נוספת שמשלבת את כל התיקיות והחומר של הדייר, החומר נשמר למעשה בענן ולכל מנהל עבודה יש גישה לפרויקט שלו ולתוכניות הספציפיות שלו. כל החומר סרוק כך שמנהל יכול לראות את הפרויקט כולו או לחלופין ברמה של כל דירה ודירה בפרויקט והכול בגישה מאוד פשוטה ומידיית, זה מקל מאוד על הפעילות הישירה מול הדיירים כאשר מנהל העבודה יכול להציג לדייר באותו רגע מה הוסכם עימו ובאיזה שלב הפרויקט". אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

הפעילות בשטח

התוכניות של כל דירה ודירה יורדות לשטח מנויילנות, בכל שינוי שדייר עושה יוצאת הדפסה של תוכנית דירה מעודכנת היא מיד מנויילנת ומוצמדת לדירה עצמה, כלומר אינסטלטור שבא לעשות פעילות כלשהי בדירה, ימצא פיזית בכניסה לדירה את התוכנית המעודכנת ביותר מנויילנת ותלויה על הקיר של אותה דירה, הוא לא צריך להתחיל לרוץ ולחפש אותה, בכל רגע בכל הדירות נמצאת התוכנית הכי מעודכנת.

שפת הנהלים היא פשוטה ומותאמת לכך שעברית מלכלחילה אינה בהכרח שפת האם של עובדי הבניין, כאשר יש לנו עובדי בניין סינים, ערבים ואוכלוסיה מקומית שחלקה עולי חבר העמים שמתקשים בעברית ולכן יש תרגום לכל השפות של עובדי הבנייה שעובדים אצלנו. השפה היא כל כך פשוטה וברורה שגם אדם שאינו מתחום הבנייה, יכול לפעול לפי אותו "צ'ק ליסט" ולבנות בניין. כלומר בליווי שלי ובליווי של מי שהם בעלי ניסיון בבניין בחברה, יכול כל אחד למעשה לבצע את עבודת הבנייה מבחינת סדר העבודה והפעילויות הנדרשות."

הקבוצה עולה על סכום החלקים בה

"את כל התוכנות והאפליקציות שאיתם אנו עובדים ותרשימי הזרימה פיתחתי בעצמי יחד עם העובדים שלי ועם מפתח תוכנה. כולנו יחד שותפים, למשל מנהלת המשרד, מתקשרת למנהל התוכנה ומוסרת לו מה היא צריכה במחשב שלה ומסבירה לו עם אילו פניות היא מתמודדת, בהתאם לצרכיה ולסוג הפעילות יבוצעו שיפורים במערכת. התוכנה מספיק גמישה כדי שגם האנשים בשטח יוכלו להשפיע, לשפר וליעל את העבודה כמה שאפשר." אומר ניר נווה, מנכ"ל נ. נווה חברה לבנייה.

"בשורה התחתונה בתהליך, לכל עובד יש נהלי עבודה לכל שלב, ולכל תהליך יש דף מנוילן משלו, הכי עדכני שיש. המנהלים עוברים איתו על כל חלק מהתהליך לוודא שהוא הבין את הפעילות ומפקחים עליו תוך כדי תנועה, למעשה לכל עובד יש תוכנית עבודה מסודרת לכל יום, שמעביר לו מנהל העבודה והכול מבוסס על אותם תהליכים שבנינו ואנחנו מייעלים."

"בעצם בעקבות המעבר לשיטות עבודה מאוד מסודרות, עם תהליכי יעול קבועים, הזמנות ממוחשבות עם מינימום טעויות אפשריות ולמידה פעילה כל הזמן מטעויות שקורות בשטח, הגענו למצב שכל התליכי העבודה התייעלו. העובדים בכל הדרגים מאוד מקצועיים וזה הביא לקיצור משך הביצוע וחסכון בעלויות, וכך למעשה הרבה פרויקטים מסתיימים אפילו לפני מועד הסיום החוזי מול הלקוח שנהנה מקבלת המפתח לפני הזמן, ואנו עדים לשביעות רצון מאוד גבוהה מרמת הביצוע, זמן הביצוע, ההתאמה להזמנת הלקוח ומה שהוא ציפה לקבל", מסכם נווה.